5 điều nhà quản lý chờ đợi khi nhân viên làm việc tại nhà

34
Đối diện với các đợt giãn cách, nhà quản lý đã có những sự chuẩn bị đầy đủ cho tình huống làm việc từ xa.

Nếu bạn từng cảm thấy lo lắng về vấn đề làm việc tại nhà, hãy yên tâm vì biết rằng các lãnh đạo của bạn trong công việc luôn sẵn sàng cùng bạn vượt qua thời gian này.

Trong bài viết sau, tổng hợp 5 điều các “sếp” mong đợi ở nhân viên trong kỳ giãn cách.

Tôn trọng KPI và deadline

Tên: Vương Hữu Thùy Giang

Vị trí: Communications & Marketing Manager / BCA Solutions

Làm tại nhà từ: 1/6/2021

Mong muốn: Cả team hiểu rõ KPI cần đạt được cho mỗi dự án, chủ động tìm ra cách thực hiện tốt nhất để hoàn thành đúng hạn.

Ban đầu, khi có thông tin giãn cách ở TP.HCM, bản thân tôi cũng khá lo lắng. Thời điểm này chúng tôi đang phải thực hiện nhiều project cùng một lúc. Do đó, tôi sợ dự án sẽ chậm tiến độ nếu team không gặp nhau thường xuyên.

Tuy nhiên, 2 tuần làm tại nhà đã chứng minh lo lắng đó là thừa.

Nhờ hiểu cách làm việc của nhau, các bạn nhân viên của tôi đều khá có trách nhiệm, chủ động trong giao tiếp. Công việc nhờ vậy vẫn diễn ra thuận lợi.

Mỗi ngày, cả team sẽ gặp nhau trên phần mềm họp trực tuyến lúc 9h để trao đổi về tình trạng task hôm trước và thảo luận việc cần làm hôm nay.

Sau đó, tôi sẽ để mọi người làm việc tự do. Thay vì kiểm soát thời gian gắt gao từng giờ, tôi muốn các bạn cập nhật tiến độ theo deadline và KPI đã định.

So với đợt giãn cách năm 2020, tôi nghĩ lần này chúng tôi đã có sự chuẩn bị tốt cả về tâm lý lẫn công cụ để đảm bảo làm việc hiệu quả. Các bạn còn có thể đặt trà sữa cùng nhau dù mỗi người mỗi nơi.

Hãy ưu tiên sức khỏe của mình

Tên: Marina Trần Vũ

Vị trí: Founder & CEO / EQUO

Làm tại nhà từ: 28/05/2021

Mong muốn: Mọi người giữ tinh thần tích cực, đồng thời tận dụng thời gian này để chuẩn bị kỹ lưỡng cho các kế hoạch sắp tới.

Làm tại nhà tác động rất lớn đến việc tương tác của team. Cụ thể, tôi luôn cố gắng tạo môi trường làm việc tích cực nơi từng thành viên được tự do trao đổi và thể hiện mình. Điều này trở nên khó khăn hơn khi công việc giờ đây chỉ được thảo luận qua điện thoại, ứng dụng nhắn tin và email.

Dù vậy, đó không phải điều tôi lo lắng nhất. Trong thời điểm dịch bệnh căng thẳng, sức khỏe là quan trọng hơn cả, đặc biệt là sức khỏe tinh thần. Đó là lý do tôi luôn nhắc mọi người phải dành 30 phút – 1 tiếng nghỉ trưa như lúc làm việc tại văn phòng.

Vào đầu tuần và cuối tuần, cả team sẽ họp tổng kết và thống nhất các công việc ưu tiên để tập trung giải quyết.

Cuối mỗi ngày, tôi yêu cầu mỗi người nhắn vào nhóm chung một điều họ cảm thấy biết ơn trong 24h vừa qua. Đó có thể là lời cảm ơn Creative team gửi đến bạn Account vì đã hết mình giúp đỡ, hoặc đơn giản như câu “hôm nay có thêm đặt hàng mới” từ team Sales.

Thông qua hoạt động này, tôi mong các bạn được F5 tinh thần, tiếp năng lượng tích cực cho nhau dù không gặp trực tiếp.

Nhìn chung, hầu hết công việc vẫn diễn ra đúng tiến độ sau 2 tuần làm việc tại nhà.

Covid-19 khiến một số hoạt động dự kiến phải tạm hoãn. Nhưng với tôi, đây là cơ hội để cả đội có dư dả thời gian lên kế hoạch và trở lại mạnh mẽ hơn sau dịch.

Linh hoạt thay đổi để thích nghi

Tên: Nguyễn Trần Phi Long

Vị trí: Head of Retail Marketing / PNJ

Làm tại nhà từ: 1/6/2021

Mong muốn: Làm việc từ xa có nhiều vấn đề phát sinh, từng thành viên phải biết xử lý tùy theo hoàn cảnh.

Hiện tại, team Marketing của tôi có khoảng 20 thành viên tại TP.HCM và gần 30 người ở các tỉnh thành khác. Ở đợt bùng phát thứ 4 của Covid-19, hầu hết đều đã làm tại nhà.

Để thích ứng với tình hình mới, tôi thiết lập thêm khung giờ cố định để họp video call hàng ngày cho từng team theo khu vực. Ngoài các chia sẻ ngắn gọn về công việc, tôi muốn nhân viên mình cập nhật tình trạng sức khỏe cho nhau. Đồng thời nêu các vấn đề còn vướng mắc và phối hợp tìm hướng giải quyết.

Các giấy tờ, biên bản làm việc được xử lý trực tuyến và sử dụng chữ ký điện tử để các bạn hạn chế ra khỏi nhà, tiếp xúc với người khác.

Với từng tuyến công việc, tôi đều định hướng rất rõ yêu cầu, kỳ vọng từ trước khi giãn cách. Sau đó cho nhân sự tự do thực hiện. Tôi đặt niềm tin vào các bạn và ưu tiên kết quả hơn quá trình.

Dù đã chuẩn bị kỹ lưỡng, các dự án của team cũng gặp một số hạn chế khi làm tại nhà. Điều tôi mong mỏi ở team mình lúc này là sự linh hoạt, quyết tâm, luôn trong tâm thế sẵn sàng ứng phó mọi tình huống.

Xem làm việc tại nhà là cơ hội thay vì thách thức

Tên: Ngân Trần

Vị trí: Founder & CEO / Vietnam Next Generation Leaders

Làm tại nhà từ: năm 2020

Mong muốn: Team học cách quản lý tốt thời gian và công việc vì đây là cơ hội để phát triển sau này.

Giãn cách xã hội ảnh hưởng chung đến tất cả doanh nghiệp. Vì vậy ngay từ những đợt dịch đầu tiên, tôi đã tập cho các bạn trong team có ý thức chủ động để dù ở đâu cũng có thể làm việc tốt.

Do có một số thành viên ở vùng miền khác, các bạn vẫn thường xuyên làm việc online kể cả trước khi có thông báo giãn cách xã hội.

Cách tôi quản lý team từ trước đến nay luôn là “trao quyền”. Thay vì quản lý theo thời gian làm việc hay buộc các bạn phải có mặt ở văn phòng, tôi dựa vào hiệu quả công việc theo kế hoạch đề ra để đánh giá.

Đến khi làm việc tại nhà, điều này vẫn không thay đổi.

Tôi và đại diện các nhóm đào tạo, nội dung, phát triển thương hiệu, truyền thông & sự kiện sẽ có cuộc họp online từ 1-2 lần mỗi tuần để theo dõi tiến trình và giải quyết nhanh các vấn đề cần thiết. Còn lại, chúng tôi vẫn xử lý các vấn đề hàng ngày qua email, group chat.

Cá nhân tôi tự hào vì sự nhiệt tình và chủ động của nhân viên mình. Tôi mong kỹ năng tự quản trong thời gian làm việc tại nhà sẽ hữu ích cho mọi người, đặc biệt khi xây dựng và quản lý team riêng trong tương lai.

Chủ động duy trì kết nối

Tên: Mai Tuấn Anh

Vị trí: Technical Manager / Ota Yoshio Machine Industry

Làm việc tại nhà từ: 31/5/2021

Mong muốn: Các bạn nhân viên xa mặt nhưng không cách lòng. Làm tại nhà là lúc mọi người càng cần phải kết hợp chặt chẽ, trơn tru hơn bình thường.

Công ty tôi có quy mô nhỏ, cơ cấu nhân sự và quy trình làm việc không phức tạp nên việc làm tại nhà không gặp nhiều trở ngại.

Điều duy nhất khiến tôi lo lắng là việc hỗ trợ khách hàng của chúng tôi đang giãn cách tại khu vực Gò Vấp, TP.HCM. Do không thể trao đổi trực tiếp, các bạn nhân viên phải sẵn sàng 24/7 để kết hợp với nhau giải quyết vấn đề khi cần.

Dù vậy, cho đến nay tôi hoàn toàn yên tâm về tiến độ làm việc bởi nhân viên của tôi đều hiểu quy trình, quen việc và rất tự giác.

Chúng tôi giao tiếp trên nền tảng tin nhắn và họp tổng kết mỗi chiều để trao đổi, rút kinh nghiệm những việc xảy ra trong ngày. Việc ngồi lại với nhau còn giúp mọi người duy trì sự kết nối, hạn chế mất động lực vì phải làm một mình.

Thiên Hân – Vân Khanh

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM